Es erfordert Mut, Kraft und Durchhaltevermögen, Veränderungen nachhaltig durchzuführen. Und manchmal ist es nicht einfach, gewohnte Prozesse mit den vorhandenen eigenen Ressourcen zu verändern.
Hinzu kommt, dass Personen das Unternehmen verlassen, die „gefühlt ein Loch“ hinterlassen. So wird für den ein oder anderen eine Entwicklung notwendig. Auch das habe ich erleben und begleiten dürfen.
Das Land NRW fördert bis Ende 2023 Firmen, die sich durch externe Unterstützung helfen lassen wollen. Wie die Schritte einer Potentialberatung aussehen, dazu mehr im heutigen Blog-Artikel.
Förderprogramm „Potentialberatung“
Dies erläutere ich anhand eines (verfremdeten) Beispiels aus der Praxis. Bei Fragen, wie dies auf Ihre Situation übertragbar sein könnte, sprechen Sie mich gerne an.
Damit beginnt die Reise übrigens auch.
1. Schritt der Potentialberatung
Nach einem Erstgespräch erhalten Sie von mir ein Dokument, in dem die erforderlichen Angaben einzutragen sind. Das sind Informationen zum Unternehmen wie der Name, Adresse, Anzahl der Arbeitnehmer.
2. Schritt: Angebot zur Potentialberatung
Anschließend tauschen wir uns in einem weiteren Gespräch über Ihre Situation aus. Hier notiere ich mir relevante Informationen, die in das Beratungsangebot aufgenommen werden müssen. Wir besprechen die Vorgehensweise, definieren die Ziele und eine mögliche Projekt-Herangehensweise. Diese Informationen fließen in das Dokument ein, das Sie anschließend von mir erhalten.
3. Schritt: Beratungsscheck für eine Potentialberatung
Sie erhalten von mir ein Angebot. Im nächsten Schritt vereinbaren wir einen Termin mit einer Beratungsstelle, die den Beratungsscheck ausstellen kann. Das Gespräch führen wir zu viert in Ihrem Hause, weil Sie einen weiteren Ansprechpartner aus Ihrem Hause dabei haben wollen. Das heißt, aus Ihrem Hause sind zwei zwei Personen anwesend, der Ansprechpartner der Beratungsstelle und ich. Wir schildern das Vorhaben, das für gut befunden wird und Sie erhalten den Beratungsscheck.
4. Schritt: Kernteam-Meeting zur Potentialberatung
Wir starten mit dem von Ihnen ausgewählten Kernteam, bestehend aus fünf Personen.
Das Projekt betrifft die Bereiche IT Entwicklung, Customer Service, Marketing und Vertrieb. Daher gehört aus jedem Bereich ein Ansprechpartner zum Kernteam, aber auch die Geschäftsführung.
Wir vereinbaren Grundsätzliches zum Projekt (Ziele, Vorgehensweise, Inhalte) und sprechen über die Zusammensetzung der Projektteams.
5. Schritt: Workshop als Auftakt zur Potentialberatung
An einem Tag, an dem alle am Projekt Beteiligten Zeit haben, erhalten diese im Workshop die Grundinformationen zum Projekt.
Erste (globale) Schwachstellen und mögliche Lösungsansätze zur Zielerreichung werden methodisch mit den Mitarbeiter:innen erarbeitet.
6. Schritt: Ist-Analyse
In Bezug auf die Zielsetzung wird in den zuvor definierten Teams eine Ist-Analyse durchgeführt. Wir betrachten die Vertriebsabläufe im Hinblick auf eine optimale Kundenorientierung. Außerdem besprechen wir die Zuständigkeiten für die unterschiedlichen Bereiche und Aufgaben und führen eine Ablaufanalyse durch.
Da wir vier Teams gebildet haben, wird im Anschluss an die vier Treffen ein Kernteam-Meeting durchgeführt, um die Ergebnisse mit der Geschäftsführung zu besprechen.
7. Schritt: Potentialanalyse
Gemeinsam mit den Projektteams wird auf Basis der Ist-Analyse eine Schwachstellen-Analyse durchgeführt und die Ursachen betrachtet. Mithilfe von erprobten Methoden werden in interaktiven Gruppenarbeiten Systeme und Schnittstellen, technische Arbeitsmittel, aber auch die Abläufe und Strukturen „unter die Lupe genommen“.
Auch diese Ergebnisse besprechen wir abschließend in einem Kernteam-Meeting.
8. Schritt: Entwicklung von Lösungswegen
Aus den Ergebnissen erarbeiten wir einen sogenannten Handlungsplan. Dieser beinhaltet Maßnahmen, konkrete Aktivitäten, die umgesetzt werden sollen.
In Meetings prüfen die Projektteams diesen Maßnahmenplan und passen ihn gegebenenfalls an. Diese Workshops begleite und moderiere ich zielführend.
Am Ende dieses Schrittes steht ein von allen Beteiligten befürwortetes Vorgehen mit genau definierten Zielsetzungen und Zuständigkeiten.
9. Schritt: Umsetzung der Maßnahmen
Auf Grundlage der Maßnahmen- und Umsetzungsplanung finden die ersten Aktivitäten statt.
Die Maßnahmen betreffen die Mitarbeiter:innen in ihrem Arbeitsumfeld und die genutzten Tools, aber auch Abläufe und Prozesse. In Meetings besprechen wir gemeinsam die Aufgaben und Ergebnisse.
Gleichzeitig arbeiten wir auch heraus, welche Weiterentwicklungen notwendig sind, um die nächsten Ziele erreichen zu können. Dazu gehören Lehrgänge, Seminare und Coachings, die (nicht zur Potentialberatung gehörend) gebucht werden. Einige Mitarbeiter:innen bringen die Voraussetzungen für einen Bildungsscheck mit, wodurch diese Maßnahmen zusätzlich finanziell bezuschusst werden.
10. Schritt: Wirksamkeitsprüfung der Potentialberatung
In den Projektteams werten wir die Einzelergebnisse aus und erarbeiten ergänzende Maßnahmen.
Der Handlungsplan wird fertig gestellt und vom Kernteam und der Geschäftsführung „abgesegnet“.
Abschließend besprechen wir, welche Dokumente an die Bezirksregierung geschickt werden müssen und klären offene Fragen.
Dauer der Potentialberatung
Veränderungen brauchen Zeit und müssen sich in der praktischen Arbeit durch stetige Anwendung etablieren.
Eine Potentialberatung dauert mehrere Monate. Daher sollten die Unternehmen, die Interesse daran haben, 10 Tage zu bis zu 500 Euro pro Tag fördern zu lassen, noch in 2021 den ersten Schritt durchführen.
Es ist 2024 oder später und Sie möchten dennoch eine Potentialberatung durchführen – auch ohne Förderung? Dann lesen Sie hier mehr dazu.
Ihre
Alexandra Langstrof
Vertrieb 4.0
Trainerin – Beraterin – Syst. Coach (ifAP)
Partner der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen, TU Dortmund, E/D/E, IHK Düsseldorf, IHK Bielefeld, IHK Sauerland, Kreishandwerkerschaft Mettmann
PS: Offene Seminare und Lehrgänge zur Digitalisierung im Vertrieb finden Sie im Bereich Veranstaltungen.
